Uma lista desordenada de contatos pode até trazer resultados pontuais, mas transformar esse esforço em um processo estruturado torna a prospecção escalável.
Uma planilha de prospecção de clientes B2B vem como uma solução para organizar esse processo e permitir maior controle das suas ações.
É um espaço que vai permitir o encontro de padrões que funcionam, assim como a identificação de ações que não geram nenhum retorno.
A planilha funciona como o primeiro passo para construir um fluxo de contato eficiente, mas é preciso saber como estruturar esse processo.
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O que é uma Planilha de Prospecção de Clientes?
Uma planilha de prospecção é um documento que geralmente está em formato de Excel ou Google Sheets.
A planilha será utilizada para organizar contatos e etapas do processo de vendas. Ela permite:
- Centralizar dados de clientes.
- Acompanhar cada interação realizada.
- Evitar esquecimentos durante o follow-up.
- Medir os resultados de cada canal de contato.
Dessa forma, a organização em planilha transforma a prospecção em uma gestão inteligente com um pipeline de vendas.
Como montar uma Planilha de Prospecção de Clientes do zero?
Para montar uma planilha de prospecção eficiente, é necessário entender o seu objetivo e trabalhar em cima disso.
A planilha não só vai organizar a prospecção, mas também vai representar visualmente os objetivos do seu negócio em ação.
Informações essenciais que não podem faltar
Na hora de criar sua planilha, inclua colunas que permitam acompanhar o relacionamento com o lead, como:
- Nome da empresa
- Nome e cargo do decisor
- E-mail, telefone e LinkedIn
- Canal de contato utilizado
- Data do primeiro contato
- Status (novo, em negociação, reunião agendada, fechado, perdido)
- Observações personalizadas
E claro, quanto mais personalizada for a organização para o seu modelo de negócio, maior será a eficiência da planilha
Além disso, registre a informação completa, de forma a facilitar a adaptação da sua mensagem no próximo contato, coloque tudo que souber sobre o lead.
Estruturando sua planilha
Para que uma planilha de prospecção seja eficaz, é essencial que esteja alinhada com um fluxo de cadência bem definido.
Esse fluxo é uma estratégia utilizada para facilitar a integração com leads e manter a constância desse contato ao longo do processo de vendas
Na prática, isso representa executar uma sequência de contatos previamente organizada, o que pode ser organizado pela planilha de vendas.
Seja independente de quais canais de prospecção são relevantes para o seu público, o objetivo é o mesmo: nutrir relacionamentos, permanecendo presente para o cliente.
A vantagem está em auxiliar na conversão, já que cada interação vai acontecer em um momento específico e será adaptada de acordo com o lead e à etapa do funil em que ele se encontra.
Assim, sua equipe evita abordagens aleatórias e genéricas, guiando o cliente em uma jornada de compra clara e eficiente.
Veja um exemplo que pode ser aplicado diretamente na sua planilha:
| Dia | Ação | Canal sugerido | Observações |
| 0 | Primeiro contato | E-mail / LinkedIn / WhatsApp | Mensagem personalizada com os 4 elementos essenciais |
| 2 | Primeiro follow-up | Mesmo canal inicial | Relembrar a proposta de valor |
| 5 | Novo acompanhamento | Canal diferente | Explorar outro ângulo de interesse |
| 10 | Último acompanhamento | Telefone / WhatsApp | Informar que é a última tentativa |
| 30 | Novo contato | Canal mais receptivo | Abordagem diferente ou novo assunto |
Na plataforma do EmpresAqui, o curso sobre vendas empresariais na prática está disponível para os usuários do plano anual plus.
Nesse curso é possível aprofundar temas como o follow up e o fluxo de cadência, ensinando que todo processo a ser seguido com exemplos práticos
A importância de registrar os canais de contato
Cada canal tem seu momento certo. No curso, apresentamos os principais:
| Canal | Quando usar | Melhor para | Evitar em |
| Primeiro contato, agendar reuniões | Escritórios, empresas de tecnologia | Pequenos negócios muito locais | |
| Acompanhamentos rápidos | Pequenos e médios negócios | Grandes corporações formais | |
| Telefone | Proximidade e fechamento | Indústria, serviços tradicionais | Decisores que rejeitam números desconhecidos |
| Conexão estratégica | Startups, líderes B2B | Comércio local e serviços simples |
Sua planilha deve ter uma coluna dedicada ao canal de contato, para que você consiga identificar onde há mais resultados.
Como transformar uma planilha em um verdadeiro controle de vendas
Uma planilha é um ótimo começo para organizar contatos e engajar a prospecção de clientes, porém ela sozinha não garante resultados.
Como visto, é preciso ter um fluxo de nutrição estruturado, com múltiplos canais, cadência definida e follow-up estratégico.
Uma planilha deixa de ser apenas uma “lista” quando passa a orientar ações, por isso abaixo está um passo a passo prático com estrutura, fórmulas e exemplos.
Passo 1: Defina objetivos e indicadores
Antes de construir colunas e fórmulas, responda: o que você quer medir e melhorar?
Principais KPIs recomendados:
- Taxa de resposta (respostas / contatos).
- Taxa de conversão (fechados / contatos).
- Tempo médio de fechamento (dias entre primeiro contato e fechamento).
- Taxa de avanço por etapa (percentual que avança de qualificação → proposta → fechamento).
- Volume de atividades pendentes (próximas ações vencidas ou para hoje).
Exemplo de fórmula (Excel/Sheets):
- Taxa de resposta = =Respostas / Contatos * 100
Passo 2: Estruture a planilha
Monte a planilha pensando em dados + processo + ações. Comece utilizando as seguintes colunas do checklist abaixo:
Empresa – nome da empresa prospectada
Contato – nome da pessoa de contato
Cargo – função/cargo do contato
Segmento – setor da empresa (ex.: indústria, varejo)
Canal Principal – canal preferencial de contato (e-mail, WhatsApp, LinkedIn, telefone)
Data do Primeiro Contato – quando a abordagem inicial foi feita
Follow-up 1, 2, 3 – datas planejadas para os próximos contatos
Último Contato – data da última interação realizada
Próxima Ação – data planejada para o próximo passo
Status – estágio atual da negociação (novo, em negociação, reunião agendada, fechado, perdido)
Lead Score – pontuação que define a prioridade do lead
Responsável – pessoa do time encarregada da oportunidade
Observações – campo para anotações e detalhes adicionais
Passo 3: Priorize com lead scoring
Crie um score simples para ordenar pelo potencial. Exemplo de pesos (total = 100 pontos):
- Tamanho da empresa: até 30 pontos (escala 1–3)
- Fit com solução: até 50 pontos (escala 1–5)
- Engajamento: até 20 pontos (escala 0–5)
Fórmula (Excel/Sheets) por linha (supondo colunas: TamEmpresa = 1–3, Fit = 1–5, Engajamento = 0–5):
=(TamEmpresa / 3) * 30 + (Fit / 5) * 50 + (Engajamento / 5) * 20
Exemplo numérico (passo a passo):
- TamEmpresa = 3 → (3 / 3) * 30 = 1 * 30 = 30
- Fit = 4 → (4 / 5) * 50 = 0.8 * 50 = 40
- Engajamento = 2 → (2 / 5) * 20 = 0.4 * 20 = 8
- Score total = 30 + 40 + 8 = 78 (de 100)
Use esse score para:
- Ordenar a planilha (prioridade).
- Criar filtros: >80 = Alta prioridade; 50–80 = Média; <50 = Baixa.
Passo 4: disciplina de dados
Sem disciplina a planilha vira bagunça. Estabeleça:
- Responsável por linha (coluna Responsável) — quem atualiza e conduz.
- Rotina diária: abrir lista de Próximas Ações e executar/atualizar.
- Ritual semanal: reunião de 15–30 min para revisar pipeline (limpar, priorizar, redistribuir).
- Regra de atualização: sempre registrar data e resumo após qualquer contato (padrão mínimo: 1–2 linhas no campo Observações).
Regras de qualidade de dados:
- Campos obrigatórios: Empresa, Contato, Canal Principal, Data Primeiro Contato, Responsável.
- Validação de e-mail (simples) e telefone (formato).
- Evitar duplicatas: obrigue verificação por Empresa + Contato.
Passo 5: melhore a cadência
Use a planilha como laboratório:
- Teste variações de assunto, hora de envio e canal (A/B simples).
- Meça taxa de resposta por teste.
- Ajuste intervalo da cadência (p.ex.: testar Day 0 → Day 3 → Day 7).
- Registre o resultado de cada variação para aprender o que funciona.
Como medir resultados com sua Planilha de prospecção de Clientes
Use a planilha para entender:
- Qual canal gera mais respostas.
- Quantos leads avançam em cada etapa da cadência.
- Onde você perde oportunidades (ex.: após o primeiro contato).
Essa análise permite ajustar sua estratégia de prospecção e aumentar a conversão.