O Workflow é um conceito chave no gerenciamento de processos empresariais, haja vista que representa uma sequência estruturada de atividades que levam à conclusão de uma tarefa ou projeto.
Nesse viés, ao organizar um fluxo de trabalho eficaz, as empresas podem padronizar procedimentos, otimizar a eficiência e garantir a qualidade dos resultados.
Dessa forma, um workflow bem estruturado facilita a coordenação entre diferentes equipes e departamentos, reduzem erros e aumentam a produtividade. Confira mais sobre esse assunto nos próximos tópicos!
O que é Workflow?
O Workflow, também conhecido como fluxo de trabalho, refere-se a um conjunto de tarefas que devem ser realizadas sequencialmente para que um projeto seja concluído.
Nesse contexto, o workflow deve ser organizado de maneira a refletir a rotina da equipe de funcionários, ou seja, as atividades devem ser distribuídas e ordenadas em uma sequência que garanta a qualidade e agilidade no trabalho.
Sendo assim, a transição de uma tarefa para a outra deve ser realizada de maneira simples, eliminando, assim, possíveis falhas e gargalos.
Dessa maneira, o fluxo de trabalho pode ser entendido como uma série de atividades dispostas em uma ordem lógica de execução, assegurando eficiência e um resultado de alta qualidade.
Essa ordem é estruturada em fluxogramas ou mapa dos processos, o que garante uma visualização mais clara sobre a próxima ação a ser realizada após a conclusão de alguma tarefa.
Além disso, o workflow pode ser automatizado com a utilização de ferramentas e softwares que aplicam regras para determinar quando uma etapa foi finalizada e quando a próxima deverá ser iniciada.
Como funciona o Workflow?
O sistema de Workflow pode ser dividido da seguinte maneira:
AD HOC
O AD HOC consiste em um procedimento manual descomplicado. Nesse sentido, os elementos podem ser modificados ou deslocados conforme as regras e processos determinados pelas empresas caso seja necessário.
Administrativo
O administrativo refere-se a um processo burocrático, visto que é integrado a outros ramos da empresa. Além disso, com o workflow, é possível que seja simplificado, já que permite organizar as informações.
Produtivo
No produtivo, a intervenção humana para a execução dos processos é facultativa, haja vista que geralmente são mais repetitivos, apresentam maior complexidade e demandam um nível maior de qualificação.
Colaborativo
Abrange o trabalho colaborativo realizado por diferentes setores da empresa, os quais apresentam um objetivo em comum.
O workflow colaborativo por ser mais independente, não fornece uma agilidade significativa, haja vista que exige atividades repetidas de determinado processo até que o objetivo seja alcançado.
No entanto, consiste em um processo mais completo, uma vez que a colaboração conjunta das habilidades dos profissionais da equipe.
Transacional
O transacional refere-se às atividades que podem ser executadas de forma colaborativa, mas, em setores diferentes, visa garantir uma maior credibilidade e precisão na realização das tarefas.
Vantagens do Workflow
A implementação de um workflow proporciona diversas vantagens para uma empresa. Confira, logo abaixo, alguns benefícios do fluxo de trabalho:
- Diminuição de custos e minimização de desperdícios;
- Melhoria da eficiência e eficácia dos processos;
- Aumento da transparência na utilização e tratamento de informações;
- Maior cooperação entre os funcionários da equipe e do trabalho em conjunto;
- Promoção da melhoria nos processos.
Tipos de Workflow
Alguns tipos comuns de workflow incluem:
Workflow sequencial
O fluxo de trabalho sequencial pode ser representado em um diagrama com uma sequência simples, a qual cada fase depende da conclusão da fase anterior.
Nesse contexto, o workflow sequencial é muito utilizado para gerenciar processos de vendas de produtos ou serviços, pois as etapas são fixas e não exigem retorno às tarefas anteriores.
O workflow sequencial também pode ser empregado para a execução de onboarding de funcionários.
Workflow baseado em eventos
O workflow baseado em eventos consiste no processo que avança de um evento para outro, podendo retornar a etapas anteriores.
Nesse sentido, esse fluxo de trabalho pode ser comparado a um quebra-cabeça, haja vista que, constantemente, peças essenciais estão sendo posicionadas para completar um projeto ou processo empresarial.
Além disso, o workflow baseado em eventos também pode ser utilizado em processos que envolvem recursos criativos, produtos e serviços que precisam de revisão, ou dados complementares sobre clientes e gestores.
Workflow orientado por regras
O workflow orientado por regras estabelece diferentes resultados para situações que podem ocorrer de maneira variada.
Nesse modelo, para que uma sequência de atividades seja iniciada, é fundamental que uma condição específica seja comprida. Isso permite determinar o fluxo de trabalho que será seguido.
O workflow orientado por regras é essencial para ajudar a equipe a compreender como agir em diferentes cenários, o que proporciona autonomia e acelera a ação dos profissionais.
Essa rapidez é essencial para que as empresas consigam crescer, fornecer uma experiência exemplar aos clientes e aumentar a motivação da equipe.
Workflow em loop
O workflow em loop não apresenta início, meio e fim, uma vez que, após o cumprimento de uma atividade, ele retorna à primeira etapa, reiniciando o ciclo.
Nesse contexto, esse fluxo de trabalho é amplamente empregado em diversos departamentos, como customer success, financeiro e Recursos Humanos.
Como criar um Workflow?
Confira, logo abaixo, o passo a passo para desenvolver um workflow eficiente:
1. Desenvolva um inventário dos recursos disponíveis
A elaboração de um inventário permite avaliar os recursos disponíveis, bem como o que ainda precisa ser adquirido para conduzir todo o processo.
Isso é importante não apenas para o aproveitamento das potencialidades do negócio, mas também para verificar as áreas que precisam de melhorias.
Sendo assim, considere os seguintes aspectos ao realizar o inventário:
- disponibilidade de tempo;
- número de funcionários na equipe;
- formação dos profissionais;
- materiais disponíveis para utilização;
- softwares e programas nos aparelhos da empresa;
- capital e investimentos necessários.
2. Registro dos processos
O registro dos processos abrange a documentação do fluxo de trabalho e a listagem dos processos produtivos em ordem cronológica. Por conta disso, é preciso analisar o valor de cada recurso investido em cada atividade.
Além disso, é fundamental verificar quais práticas são interdependentes, haja vista que o recomendado é que as tarefas sejam realizadas em um computador com o amparo de um software.
3. Faça um mapa para orientar os procedimentos
Com as informações obtidas nas etapas anteriores, é possível esquematizar todos os aspectos do trabalho.
Nesse sentido, faça a conexão dos processos interdependentes de maneira cronológica e realize uma organização visual, como em um fluxograma.
Além disso, é crucial realizar revisões periódicas das etapas do workflow para que falhas sejam evitadas.
4. Envolva a equipe
Integrar os colaboradores na transição para o workflow é crucial para o sucesso nos processos.
Nesse sentido, demonstre aos funcionários as vantagens do novo sistema, evidenciando a simplificação da organização do trabalho, listagem de prioridades e visualização ampla das tarefas a serem cumpridas.
Além disso, o workflow permite que os profissionais sejam reconhecidos e valorizados pelos trabalhos realizados, visto que todas as tarefas ficam registradas no sistema.
5. Avalie os resultados
O processo de avaliar os resultados é essencial para verificar a eficácia do workflow. Sendo assim, essa etapa analisa os seguintes aspectos do fluxograma:
- coerência;
- esquematização;
- imprecisões;
- entendimento por parte da equipe de profissionais.
Dessa forma, ao apresentar o workflow a equipe, é importante verificar potenciais melhorias no ambiente de trabalho. Além disso, recolha feedbacks dos funcionários, a fim de implementar melhorias.
Exemplos de Workflow
Logo abaixo, você encontra alguns exemplos de workflow que podem ser empregados em uma empresa.
Marketing de Conteúdo
O marketing de conteúdo abrange diversas etapas estratégicas, as quais demandam profissionais qualificados para elaborar a pauta do conteúdo, escrever e revisar o texto.
Além disso, também é necessário que o profissional de marketing digital otimize os conteúdos produzidos, a fim de promover o texto no Google e publicar no blog.
Nesse sentido, caso seja publicado apenas um conteúdo no blog por semana, o workflow não demandará muito esforço.
No entanto, caso o blog apresente um elevado número de publicações feitas por diversos redatores, o processo pode se tornar desordenado sem um workflow eficiente.
Sendo assim, a produção de conteúdos pode sofrer atrasos, o que compromete o calendário editorial e os prazos que devem ser cumpridos.
Dessa maneira, o workflow orientado para o marketing de conteúdos permite acompanhar as etapas do processo, a fim de que as tarefas sigam o planejamento.
E-mail marketing
Um exemplo de fluxo de trabalho é a automatização de e-mail marketing, o qual necessita de diversas etapas para que o processo seja conduzido corretamente.
Embora o e-mail marketing possa incluir ações simples, como o envio semanal de newsletters, criar um workflow é essencial para engajar os leads e aumentar a probabilidade de finalização da compra e, com isso, o faturamento da empresa.
O processo segue o passo a passo abaixo:
- criação do conteúdo do e-book que será disponibilizado;
- produção do texto do e-book por um redator;
- aspecto visual do e-book é realizado por um designer;
- publicação do e-book em uma landing page do blog;
- uma sequência de e-mails é criada no instante em que um e-book é baixado;
- essa sequência é introduzida em uma ferramenta de automação de marketing digital.
Contratação de funcionários
O processo de contratação de novos funcionários permite alinhar as necessidades das empresas com a competência dos profissionais. Sendo assim, confira como o workflow é empregado nesse processo:
- Passo 1: Após ser aprovado no processo seletivo, um e-mail de boas vindas é enviados ao novo colaborador;
- Passo 2: As informações pessoais do funcionário são registradas no banco de dados da organização empresarial;
- Passo 3: Todas as questões legais são realizados, incluindo a assinatura da carteira de trabalho e a emissão de benefícios;
- Passo 4: O novo colaborador é apresentado aos funcionários da empresa;
- Passo 5: Os materiais de trabalho, como computadores e softwares, são disponibilizados;
- Passo 6: O profissional passa por um treinamento para exercer suas tarefas.
