Mensagem para cliente que não responde: Do diagnóstico técnico à conversão

Você se vê nesse cenário: manda mensagem para a empresa certa e acaba ficando sem resposta? 

Se sim, saiba que não é só com você: A falta de resposta se tornou uma realidade comum e frustrante para as equipes comerciais. 

Em 2024, a taxa média de resposta para cold emails  caiu para 5,1%. Mas o problema vai além de apenas não receber respostas: a taxa média de entrega na caixa de entrada é de apenas 84%. 

Ou seja, 1 em cada 6 emails nunca chega ao destinatário, sendo filtrado antes mesmo de ter a chance de ser lido.

A mensagem para o cliente que não responde é toda comunicação enviada após uma tentativa de contato sem retorno.

Ela pode ser usada em e-mail, LinkedIn, WhatsApp ou telefone, sempre com o objetivo de reabrir o diálogo.

No contexto B2B, não se trata de insistência, mas de estratégia baseada em timing, relevância e confiança.

Por que clientes B2B não respondem mensagens?

A falta de resposta raramente está ligada apenas ao conteúdo da mensagem. Dados recentes mostram que apenas 8,5% dos e-mails de prospecção recebem alguma resposta.

O problema é a falta de estratégia e envolve desde o  canal utilizado para prospectar, contexto e comportamento do consumidor.

Confira a seguir os principais fatores que afetam a resposta:

• Mudanças nos filtros de spam e entregabilidade.
• Saturação de mensagens no mercado B2B.
• Decisões mais complexas e com múltiplos decisores.

• 80% das decisões são influenciadas por emoção.
• Aversão à perda impacta 74% das compras.
• Confiança pesa mais do que argumentos técnicos isolados.

Por isso, essas mensagens não são qualquer comunicação de follow-up para reativar um lead ou prospect que não reagiu às tentativas iniciais de contato. 

Diferentemente de uma primeira abordagem, essas mensagens precisam:

• Adicionar novo valor ao invés de simplesmente repetir a oferta inicial
• Reconhecer o contexto da falta de resposta sem soar insistente ou desesperado
• Reduzir o atrito oferecendo micro-compromissos ao invés de pedidos diretos.

A Importância estratégica no mercado B2B

Antes de escrever qualquer mensagem, é essencial diagnosticar o problema real, por isso é essencial entender quais fatores impactam as taxas de resposta.

Problema de canal:

• Se sua taxa de entrega está abaixo de 85%, o problema não é a mensagem é infraestrutura técnica

Solução: Configure autenticação SPF, DKIM e DMARC; teste spam score com ferramentas como Mail Tester

Problema de assunto/spam:

• Se sua taxa de abertura está abaixo de 25%, seus assuntos não são atraentes ou estão ativando filtros

Solução: Remova palavras de spam (“grátis”, “urgente”, “garantido”); personalize assuntos com nome da empresa

Problema de mensagem: 

• Se sua taxa de resposta está abaixo de 3%, sua proposta de valor não ressoa ou falta personalização real

Solução: conheça o seu cliente o suficiente para personalizar sua mensagem com seu contexto, suas dores e objeções. 

Problema ICP mal aefinido: 

• Se você tem 3-5% de resposta mas baixa qualificação, está prospectando o perfil errado

Solução: Refine ICP baseado em dados reais dos seus 20 melhores clientes

Use o framework abaixo para identificar onde a conversão está falhando.

Indicador	Métrica média	Diagnóstico
Taxa de entrega < 85%	E-mail	Problema de canal
Taxa de abertura < 25%	E-mail	Assunto ou spam
Taxa de resposta < 3%	Todos	Mensagem fraca
Resposta 3–5% e baixa qualificação	Todos	ICP mal definido

Segmentação, persona e ICP: a base da resposta

Mensagens genéricas falham porque falam com todo mundo ao mesmo tempo. Fazer uma segmentação, definir a persona e o ICP  aumentam relevância.

• ICP: é o perfil da empresa que mais gera resultado para o seu negócio. Ele considera faturamento, segmento, maturidade e dor real.
• Persona: Persona representa o decisor ou influenciador da compra. Ela inclui cargo, objetivos, medos e critérios de decisão.

Com esses conceitos você pode: 

• Fazer uma personalização real, não superficial.
• Ajustar tom, canal e timing.
• Aumentar respostas qualificadas.

Passo a Passo: criando mensagens de alto impacto

1. Use um gatilho de timing

Mensagens baseadas em eventos convertem 3x mais. Exemplos de gatilhos:

• Contratações recentes.
• Mudanças regulatórias.
• Expansões ou novos produtos.

2. Personalize por sinal, não por nome

Evite personalização rasa, mostre que você fez o dever de casa em uma frase.

Busque inserir o contexto do seu ICP e aborde dores e objeções daquele cliente. 

A plataforma, do EmpresAqui pode apoiar de forma estratégica, ajudando na segmentação de mercado, definição de ICP e identificação de empresas .

Através da IA B2B, o R.I.A.N., você consegue gerar o ICP dos parceiros que precisa, facilitando a sua prospecção.

Plataforma EmpresAqui usando a IA R.I.A.N. para gerar Perfil de Cliente Ideal (ICP)

3. Trabalhe a aversão à perda

Mostre o risco de não agir agora, isso gera mais resposta do que prometer ganhos futuros.

4. Inclua prova social contextualizada

Use exemplos do mesmo segmento ou porte, assim o cliente confia mais em fatos do que em promessas.

5. Finalize com um micro-CTA

Reduza o compromisso inicial, convites curtos geram até 40% mais aceitação. Seja direto e objetivo. 

Boas práticas técnicas para aumentar respostas

Mensagem para cliente que não responde não é sobre insistir mais, é sobre falar melhor, no momento certo, com a pessoa certa.

Empresas que diagnosticam canal, alvo e mensagem constroem taxas de resposta mais previsíveis e sustentáveis.

Confira as boas práticas aumentar suas respostas: 

Elemento	Recomendação
Tamanho da mensagem	Até 200 palavras
Assunto	Menos de 50 caracteres
Anexos	Evitar
Intervalo de follow-up	3 dias
CTA	Micro-compromisso

Checklist técnico: garantindo entregabilidade

Sem configuração técnica adequada, suas mensagens jamais chegarão. É preciso autenticar o  Email. Configure:

• SPF (Sender Policy Framework): Define quais servidores podem enviar email pelo seu domínio. Sem SPF, seu email é marcado como potencial phishing.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Adiciona assinatura digital que prova autenticidade, o que aumenta confiança dos provedores de email.
• DMARC (Domain-based Message Authentication): Define o que fazer com emails que falham SPF/DKIM, protegendo sua marca contra spoofing.

Palavras e práticas a evitar 

Tipo de penalização por IA	Exemplos	Impacto na entregabilidade
Filtros baseados em palavras	“Grátis”, “Urgente”, “Garantido”, “Clique aqui”, “Ganhe dinheiro”	Bloqueio direto ou envio para spam
Análise de layout e estrutura	Desequilíbrio texto/imagem (muitas imagens e pouco texto)	Redução de inbox placement
Avaliação semântica	Assuntos enganosos que não refletem o conteúdo da mensagem	Queda de taxa de abertura
Análise de formatação	Uso excessivo de CAPS LOCK, múltiplas cores e estilos exagerados	Penalização por padrão artificial
Histórico de engajamento	Baixa taxa de abertura e resposta em envios anteriores	Perda progressiva de reputação do domínio

Boas práticas de formatação

• Use texto simples sempre que possível (HTML pesado ativa filtros)
• Evite múltiplos links (1-2 no máximo)
• Nunca use anexos em cold email (2x menos respostas)
• Mantenha proporção 80% texto / 20% imagem

Perguntas frequentes 

1. Qual mensagem mandar quando o cliente não responde?

• Uma mensagem curta, contextual e baseada em timing, evite cobrar retorno diretamente no primeiro follow-up.

2. O que falar quando o cliente diz que não tem interesse?

• Agradeça, valide a posição e deixe a porta aberta. Exemplo: “Perfeito, faz sentido agora não ser prioridade. Posso retomar em outro momento se o cenário mudar?”

3. Como devo abordar um cliente que parou de responder?

• Mude o ângulo da conversa, troque a proposta por um insight ou risco relevante.

4. O que fazer quando o cliente te ignora?

• Revise ICP, canal e timing antes de insistir, ignorar nem sempre é rejeição.

5. Como cobrar uma resposta de forma educada?

• Use mensagens de fechamento suave. Exemplo: “Se não fizer sentido agora, fico à disposição para outro momento.”

6. Quando o cliente visualiza e não responde no WhatsApp?

• Evite mensagens longas em primeiro lugar e espere alguns dias e retome com novo contexto ou pergunta objetiva.