Dados Cadastrais de Empresas: Potencialize a comunicação B2B

Entender os Dados Cadastrais de Empresas não se trata apenas de uma formalidade; essas informações revelam a situação legal, fiscal e até dão pistas sobre como o negócio funciona por dentro. 

E quando o assunto é fechar um contrato, escolher fornecedores ou avaliar clientes, saber interpretar esses dados pode ser a diferença entre fazer um bom negócio ou cair numa cilada. 

Neste artigo, você vai descobrir onde encontrar essas informações, como interpretá-las e, principalmente, como usá-las na prática para tomar decisões mais seguras.

O que são Dados Cadastrais de Empresas?

De forma simples, dados cadastrais são registros oficiais que confirmam que uma empresa realmente existe e mostram as informações essenciais sobre ela; algo como a “identidade oficial” de uma pessoa jurídica no Brasil. 

Entre as principais informações, estão:

• Situação legal e fiscal da empresa;
• Identificação completa (CNPJ, razão social, nome fantasia);
• Endereço oficial e atividades econômicas;
• Composição societária e administração;
• Histórico de alterações contratuais.

Entender esses dados ajuda a evitar riscos, identificar oportunidades e até prevenir fraudes.

A principal fonte de dados cadastrais

Quando falamos em dados cadastrais no Brasil, o CNPJ é a estrela principal; e quem mantém essa estrela brilhando é a Receita Federal. 

Sempre que uma empresa abre, muda de endereço, altera sócios ou encerra atividades, essas informações são atualizadas na plataforma da Receita Federal.

O CNPJ traz dados como:

Básicos

• Razão Social (nome oficial da empresa);
• Nome Fantasia (nome usado comercialmente);
• Situação Cadastral: (ativa, suspensa, inapta, baixada ou nula)

Localização e atividades

• Endereço da sede;
• CNAE principal e secundários;
• Data de abertura.

Societários

• Quadro de Sócios e Administradores (QSA);
• Capital social;
• Porte da empresa

Por ser uma fonte oficial e atualizada mensalmente, esses dados são a base para qualquer consulta séria. 

Como fazer uma consulta que realmente funciona?

Não basta só digitar o CNPJ e olhar se a empresa aparece “ativa”. Para tomar decisões seguras, você precisa saber onde encontrar e como interpretar cada informação, vamos te guiar pelo processo. Continue na leitura!

Primeiro: acesse o site oficial da Receita Federal

Entre no Portal do Gov e procure por “Consultar CNPJ”. Então, digite o número da empresa e clique em consultar, você verá uma tela cheia de informações sobre a empresa, mas não se assuste! Vamos te guiar no processo.

Segundo: localize a situação cadastral

Logo no início da consulta aparecerá um campo chamado “Situação Cadastral”. É nesse espaço que você descobrirá se vale a pena continuar analisando a empresa. 

Se estiver ativa, perfeito! Isso significa que está regularizada e operando normalmente, sem problemas para fazer negócios. 

Já se aparecer suspensa, fique atento! A empresa pode ter problemas fiscais pendentes, então vale investigar antes fechar qualquer negócio importante. 

Quando for inapta, significa que a empresa não entregou declarações obrigatórias à Receita Federal. É uma situação reversível, mas isso demonstra descuido administrativo. 

Se estiver baixada, a empresa foi oficialmente encerrada. Se ainda está operando, algo está errado e você deve evitar qualquer transação com ela.

Terceiro: confira o CNAE principal e secundários

Procure pela seção “Atividade Econômica Principal” na consulta. 

O CNAE define exatamente o que a empresa pode fazer legalmente, então se ela oferece produtos ou serviços que não estão listados pelo CNAE, isso pode gerar problemas futuros. 

Quarto: analise o Quadro de Sócios e Administradores

Role a página até encontrar o QSA. Aqui você pode precisa entender as diferenças:

• Os administradores são as pessoas que podem assinar contratos e representar a empresa legalmente;
• Já os sócios têm participação no negócio, mas podem não ter poder de decisão no dia a dia.

Além da Receita Federal

Agora que você já sabe consultar o CNPJ pelo site oficial, é hora de ir além e ganhar tempo na sua análise.

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A nossa plataforma centraliza dados de empresas de todo o Brasil, como: contatos de empresa, CNPJ, setor de atuação, tamanho da empresa. Oferecendo consultas rápidas e análises comparativas completas. 

• Dica: use o nosso filtro “Situação Cadastral”, para identificar em segundos o status de várias empresas, sem precisar consultar CNPJ por CNPJ. É uma ótima maneira de economizar tempo!

Erros que podem custar caro

Muitas pessoas se complicam por interpretar mal os dados cadastrais, abaixo separamos quatro erros comuns para não que você não se complique com esses dados.

Erro 1: Confundir razão social com nome fantasia

A razão social é o nome oficial que deve estar nos contratos. O nome fantasia é só o comercial. 

Então, tome cuidado, usar o nome errado pode invalidar documentos importantes.

Erro 2: Não verificar quem pode assinar documentos

Nem todo sócio pode representar a empresa legalmente, sendo assim, verifique no QSA quem tem poderes de administração antes de aceitar assinaturas. 

Erro 3: Ignorar a data da consulta

Os dados das empresas podem mudar, então uma consulta de 6 meses atrás pode não refletir a situação atual da empresa. 

Erro 4: Não entender o que significa cada situação

“Inapta” não significa que a empresa está fechada, “Baixada” não significa que ela baixou documentos. 

Cada situação tem suas nuances, fique atento!

Erro 5: Não usar o R.I.A.N. na sua consulta

O R.I.A.N. é a inteligência artificial exclusiva do EmpresAqui, feita para agilizar e simplificar as nossas buscas por dados cadastrais. Ele combina os filtros da nossa plataforma com conversas interativas!

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Como usar essas informações no dia a dia

Agora que você sabe consultar, vamos ao que realmente importa: como usar essas informações para proteger seus negócios!

Na qualificação de fornecedores

Antes de contratar qualquer fornecedor importante, verifique se está ativo, há quanto existe quem são os responsáveis. Isso evita dores de cabeça futuras. 

Em contratos importantes

Use sempre a razão social completa e confirme que quem está assinando realmente pode representar a empresa.

Na gestão de riscos

Monitore mudanças na situação cadastral de clientes importantes. 

Por exemplo: Uma empresa que fica “suspensa”, de um mês para o outro, pode indicar problemas financeiros.

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Encontrar as informações certas sobre uma empresa não precisa ser demorado nem complicado. Com o EmpresAqui, você transforma a busca por dados cadastrais em um processo rápido e estratégico. 

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